Håndtering av ansatte som belaster eller ødelegger arbeidsmiljøet

Arbeidsgivers ansvar

Ansvaret for å sikre et trygt arbeidsmiljø står helt sentralt i det regelverket som regulerer arbeidslivet. Å sikre dette er arbeidsmiljølovens fremste formål. Dette sies aller først i loven!

Det er arbeidsgivers ansvar å sikre et «fullt forsvarlig arbeidsmiljø», som det også står i loven. Ansvaret innebærer at bedriften også skal påse full trygghet mot psykiske skadevirkninger. Det er velkjent at ansatte kan få psykiske skadevirkninger av et dårlig arbeidsmiljø, foruten at bedriften som sådan også vil lide under dette.

De ansatte er ikke uten ansvar. De har en medvirkningsplikt. Arbeidsgivers ansvar innebærer blant annet plikt til å håndtere enkeltansatte som ikke medvirker, men direkte motvirker, et forsvarlig arbeidsmiljø, inkludert det psykososiale arbeidsmiljøet.

Identifisering av ansatte som ødelegger arbeidsmiljøet

Arbeidsgivere bør være proaktive – nedover helt fra styret i bedriften. Dette omfatter arbeidsmiljøundersøkelser, jevnlige medarbeidersamtaler og generelt ha fingeren på pulsen. Iblant er alvorlige arbeidsmiljøproblemer nært knyttet til en bestemt person.

Man må være innforstått med at noe av det vanskeligste for ansatte er å fortelle om enkeltkolleger som ødelegger arbeidsmiljøet. En utvikling som etter hvert tyder på at det finnes ansatte som belaster arbeidsplassen, er dessuten aldri lik. Temaet er komplisert, i mange retninger. Det vil også være en rekke ulike oppfatninger av ansattes adferd. Noen kolleger ser ikke noen problemer med vedkommende. De ser en kollega som de kanskje synes er «litt for direkte og intens noen ganger», men ellers både morsom, dyktig og befriende åpen – til og med den som skaper «den frie og åpne tonen vi har her!».

Så har vi også redselen for å bli ansett som overfølsom, når man lider under en kollegas brautende form, plages av den som alltid skal «stjele» rommet, som kritiserer og alltid vet best. Eller som smålyver, kommenterer, småplager andre, eller gjennomgående tar æren for noe positivt, men som aldri vil ta ansvar for noe som ble mislykket. Temaet er ekstremt komplekst: Kanskje problemet egentlig er svak og utydelig ledelse? Hvordan skal da de samme lederne kunne ta de riktige skrittene? Handler det hele i bunn og grunn om at noen ønsker å finne en syndebukk, i en bedrift med elendig kultur?

Kartlegging

Når medarbeidere oppfatter at det foreligger alvorlige problemstillinger rundt en ansatt, er dette mer enn nok til at arbeidsgiver bør igangsette en kartleggingsprosess. Det er da ikke lenger snakk om en spørreundersøkelse av arbeidsmiljøet generelt, eller ordinære medarbeidersamtaler. Disse stadiene er vi forbi. Sitasjonen krever at vurderingene må spisses rundt en spesiell person, hvor det også er avklart at vedkommende ikke kommer til å endre seg, til tross for at han eller hun har blitt foreholdt at noen reagerer. Tema her er at det foreligger et landskap som må kartlegges særskilt. Hvor dypt stikker problemet? Finnes det i tillegg ukjente forhold som kollegene har vegret seg mot å fortelle om?

Den ansatte det gjelder kan være en leder, som kan ha sine «tilhengere» både over under seg. Som kanskje er aldeles sympatisk i flere sammenhenger. Dette viser hvor vanskelig situasjonen kan være. En kartleggingsprosess er dessuten ubehagelig og sårbar uansett – og den er rettslig problematisk. Iblant kommer man ikke utenom en organisert kartlegging av kollegenes opplevelse av en ansatt. Prosessen må være trygg, og den må ivareta vedkommende ansatts verdighet og rettssikkerhet. Det oppstår spørsmål om formen på kartleggingen, om hvilke ansatte som skal spørres, om anonymitet, om konfidensialitet og om håndteringen av informasjon om resultatet av kartleggingen (ikke minst overfor den ansatte som det gjelder).

Hjelseth Advokatfirma har god erfaring med at utpekte ledere tar møter med de øvrige ansatte, og er tydelige på at samtalen gjelder kartlegging av opplevelser med vedkommende ansatt. Arbeidsgivers kontakt med juridisk kompetent bistand i forkant og gjennom prosessen er en opplagt fordel. Den medarbeider som blir spurt, bør få snakke mest mulig fritt. Det bør lages et referat som vedkommende får lese gjennom og godkjenne. Vedkommende kan gjerne foreholdes at arbeidsgiver vil forsøke anonymitet, men at dette ikke kan garanteres gjennom prosessen, se nedenfor. En slik runde blant de ansatte er sårbar og bør gjennomføres raskt, effektivt og trygt. Det som kommer frem i undersøkelsen, bør deretter foreholdes vedkommende ansatt, først oppsummeringsvis i en dialog. Omsorg og musikalitet er helt avgjørende her. En slik samtale er ytterst vanskelig for alle involverte. Denne samtalen bør derfor være meget varsom i formen, men ærlig, og mest av alt – løsningsorientert. Dette kan ikke understrekes nok. Iblant kommer det allerede noe godt ut av dette, men dessverre langt fra alltid.

Om det som har kommet frem, er av en alvorlighetsgrad som typisk må medføre tiltak overfor den ansatte, kan det være klokt å oppfordre vedkommende til å skaffe seg juridisk bistand. Oppfordringen kan gis i eller etter samtalen nevnt over, men iblant allerede i forkant. Om arbeidsgiver kan dekke den ansattes utgifter til dette – gjerne fastsatt til et beløp i første omgang, er det en fordel.

I mange saker vil den ansatte og dennes advokat kreve å få oversendt referatene. Dette er det som regel tilrådelig at arbeidsgivere aksepterer. Dette kan det være hensiktsmessig å være forberedt på allerede ved utformingen av referatene. Selv om referatene er forsøkt anonymisert, vil den ansatte gjerne forstå hvem som har forklart seg slik det fremgår. Derfor også arbeidsgivers informasjon nevnt over til kolleger som forteller om sine opplevelser – om at anonymitet ikke kan garanteres.

Etter denne fasen går man eventuelt inn i en ordinær prosess med innkalling av den ansatte til et såkalt drøftelsesmøte. Den ansatte, eventuelt dennes advokat, skal i forkant ha fått seg foreholdt at det dreier seg om et slikt særlig møte, etter arbeidsmiljøloven § 15-1. Det finnes fornuftige formater for innkallinger til drøftelsesmøter, som arbeidsrettsadvokater uansett kan bistå med.

Følger man et fornuftig og godt opplegg frem til denne fasen, kan saksbehandling og kontakt med den ansatte og dennes advokat følge et mer velkjent spor for personalsaker – med ulike utfall, alt ettersom.

Valget av fremgangsmåte i slike saker er vanskelig, og det som virket i én situasjon, kan vise seg å bli kontraproduktivt i en annen situasjon. Å sparre med advokater som har erfaring med utøvelse av arbeidsrett i praksis vil nær sagt alltid være nødvendig i disse sakene. Vårt firma bistår i slike sammenhenger.

Hjelseth Advokatfirma AS tilbyr forretningsjuridisk bistand på aller øverste nivå – også til miljøer som ikke har for vane å oppsøke forretningsadvokater. Vi yter bistand basert på lang erfaring fra, og lidenskap for, forretningsutvikling, eierskap og aksjonærproblematikk. I tilknytning til dette dukker det ofte opp betente personalspørsmål, kommersielle relasjoner som har gått galt, konflikter i forretnings- og arbeidslivet samt tvistesaker. Vårt primære ønske er å veilede proaktivt for å unngå tvister og forødende rettssaker. Er det ikke mulig å oppnå minnelige løsninger, fører vi også sivile tvistesaker for domstolene.

Ta gjerne kontakt med oss om du vil vite mer!